Se você ainda não falou a frase: “Não tenho tempo para nada!”, é porque ainda não sentiu o peso da quantidade das atividades do dia a dia. Porém, este é um dos problemas mais recorrentes, principalmente no ambiente de trabalho e quando falamos de gerenciamento do tempo.

Para que você seja capaz de gerir o seu tempo, o melhor caminho é praticar, praticar, praticar… até chegar onde deseja. Afinal, é um trabalho de disciplina e organização.

Por que eu devo cuidar do meu tempo?

Bom, nossa vida é regida por obrigações, atividades extras, lazer e relacionamentos. Se pensarmos bem, temos 24 horas no nosso dia, no mínimo 8 delas dedicadas ao nosso trabalho, quando falamos de dias úteis. E aí sobram 16 horas e, se você faz como a regra manda, destas 16, 8 você reserva (ou tenta!) para o seu sono.

Mas e agora? Só sobraram 8 horas! Será que você não está esquecendo também do tempo que passamos no trânsito e/ou no transporte público para ir ou voltar do trabalho?

Pois bem! Agora você tem cerca de 5 horas para fazer todas suas atividades extras, incluindo estudos, lazer, esportes e relacionamentos. Aqui percebemos o quanto o nosso tempo é valioso, não é mesmo?

Por isto, aqui vão alguns benefícios de cuidar bem da sua rotina:

• Diminuição do estresse e da ansiedade;
• Diminuição de surpresas durante o dia (esquecimento de compromissos, de entregas importantes, etc…);
• Maior produtividade durante o dia, diminuindo a ociosidade;
• Menor índice de retrabalhos e erros;
• Mais tempo livre para fazer o que gosta.

As regras do gerenciamento do tempo

Quando falamos de gerenciamento do tempo, queremos dizer que este é um processo que inevitavelmente precisa passar pelo planejamento e pela execução das suas tarefas, dentro do  tempo que você possui, com o objetivo de melhorar a produtividade.

Assim, você consegue organizar as tarefas seguindo a linha de prioridade e demanda. Além disso, aprende, definitivamente, onde colocar o seu foco, atingindo melhores resultados.

Para que você consiga chegar lá, não esqueça destas 3 regras (deixe como lembrete no celular!):

Produtividade: eu quero chegar lá!

Como já abordamos sucintamente acima, a gestão do tempo influencia diretamente na nossa produtividade diária. Uma vez que, quanto mais nos dedicamos às atividades certas, no momento certo e na sequência de prioridades, mais alcançamos as metas esperadas.

Abaixo vamos deixar 5 dicas para elevar a sua produtividade:

1. Planeje-se!

Afinal, sem planejamento nós não conseguimos atingir os objetivos. É ele quem dá o caminho a ser seguido e que nos ajuda a ter a visão de curto, médio e longo prazo de nossas atividades. O planejamento deve ser uma necessidade que vai desde o estagiário até o líder.

Planejar pode parecer complicado num primeiro momento, mas pode começar simplesmente elencando as tarefas rotineiras e o tempo necessário para executá-las. Por exemplo:

• Liste todas as reuniões fixas ou recorrentes que você participa e lance-as em sua agenda.
• Tenha uma listagem de coisas importantes por fazer e estabeleça para elas um tempo de dedicação diária e também as lance em sua agenda;
• Algumas tarefas têm prazos definidos, como por exemplo, a data de fechamento de um determinado relatório. Marque todas as datas fixas em sua agenda e a reserva de tempo necessária para executá-las.
• Use ferramentas com lembretes e registro de tarefas, agendas eletrônicas e aplicativos, especialmente aquelas que podem ser acessadas de seu celular.

2. Deixe de lado a ociosidade e a procrastinação

Se você passa muito tempo olhando para o computador ou se sente impaciente grande parte do tempo, isto pode ser culpa do ócio. Uma vez que temos muitas tarefas para fazer, mas não as iniciamos, damos de cara com a tendência de procrastinar e nos sentir ansiosos. Por isto, mantenha o foco na tarefa e divida-a em trabalhos menores, fazendo um checklist e, se houver momentos de cansaço, faça uma pause, renove-se e comece de novo!

3. Entenda a tarefa de cada um da equipe

Uma das características do gerenciamento do tempo é saber delegar as tarefas de cada um. Criar processos, dividir o trabalho e instruir ao foco é uma obrigação do líder, para que obtenha alto rendimento. Além disso, ele não fica sobrecarregado e faz com que tudo seja entregue de forma precisa.

4. Evite um mar de reuniões

Muitas vezes o excesso de reuniões afeta diretamente no trabalho do dia a dia, pois toma parte do tempo que outrora foi delegado para uma entrega. Ademais, demonstra uma necessidade de controle, por parte do gestor, em saber tudo o que a sua equipe está fazendo.
Para resolver isto, o melhor é definir assuntos prévios para as reuniões e um tempo estipulado. Também é interessante relatórios das principais tarefas, que fiquem de fácil acesso para todos da equipe.

5. Não ultrapasse a sua jornada de trabalho

Para muitos, este ponto pode ser impossível, mas a verdade é que se você precisa ficar 12h ou 14h por dia no seu trabalho, ou não está sendo produtivo, ou está extremamente sobrecarregado.

Trabalhar acima das horas estimadas pode ser uma fonte infinita de estresse, cansaço, baixo rendimento e ainda piora no relacionamento com os colegas de trabalho por conta do humor. Fique atento(a)!

O Método GTD para a gestão do tempo

O método GTD (Getting Things Done), é formado por 5 passos, em busca de “fazer as coisas acontecerem”. Ele é baseado no livro de David Allen, um  norte-americano que estava em busca de métodos realmente eficazes para gerenciar o tempo.

Veja quais os passos criados por Allen:

Assim como tudo que fazemos na vida, para aplicar o GTD devemos nos adaptar e habituar com cada passo. Disciplina é a palavra-chave para alcançar o sucesso no gerenciamento do seu tempo.

Por último, tenha em mente que você não é a Mulher Maravilha ou o Superman, respeite seus limites, aprenda a negociar (o uso da palavra “ não” é necessário às vezes) para não acumular tarefas além do limite) e aprenda a delegar.

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Escrito por: Rafaella Guita – Departamento de Marketing