A comunicação, em termos gerais, pode ser definida como a forma que utilizamos para passar uma mensagem para o outro. E, quando falamos de comunicação interna nas empresas, alteramos o foco desta para a emissão de informações ligadas ao planejamento, a processos e demais tarefas.

Segundo o site endomarketing.tv, esta é a denominação simplificada da comunicação interna:

Comunicação Interna é um setor planejado, com objetivos definidos para possibilitar toda a interação entre organização e seus colaboradores.

Dessa forma, é importante ter em mente que nada se faz em uma organização sem uma boa comunicação. Pense bem, se com processos definidos já temos alguns problemas pelo caminho, imagine se não houvesse a troca de informações entre os colaboradores de sua empresa ou entre as equipes… Deixo aqui esse questionamento para você pensar.

Os tipos de comunicação

Como já dito acima, a comunicação é primordial para o desenvolvimento da sua empresa. Além disso, temos diferentes tipos dela. Dessa forma, deixamos abaixo os principais e essenciais para o dia a dia da sua organização:

• Comunicação interpessoal: é toda a comunicação estabelecida entre duas ou mais pessoas, independente do meio utilizado;
• Comunicação verbal e não verbal (também chamada de analógica): o primeiro ocorre através da oralidade. E o segundo utiliza a linguagem de significação, através de gestos, toque, música, etc;  
• Comunicação coletiva: comunicação que acontece em grupo, pode ser através de eventos, reuniões, videoconferência, etc.
• Comunicação social: é definida como a comunicação entre uma organização e seu público-alvo, podendo ser apoiada por ferramentas gráficas e de edição;
• Comunicação digital: busca dar valor e confiabilidade à marca utilizando ferramentas digitais.

Os 5 passos para uma boa comunicação interna

1. Fluxo de comunicação

Sempre que houver novas tarefas a serem executadas, é de extrema importância que haja um fluxo de prioridades de ações e/ou um planejamento. Dessa forma, você líder, em conjunto com a sua equipe, melhora a coordenação dos projetos vigentes e alcança os resultados esperados.

Abaixo, deixamos alguns exemplos de fluxo para você utilizar na sua empresa:

1. Ascendente: nesse modelo, a comunicação vai dos colaboradores até seus líderes. Pode ser considerado um feedback sobre novos processos, dúvidas e demais informações relevantes.
2. Descendente: é exatamente o contrário do modelo acima. Uma vez que a comunicação é iniciativa dos líderes. Dessa forma, diz respeito a regras, novos desafios, instruções ou quaisquer novidades que venham da empresa.
3. Horizontal: é aquele onde a informação é passada dentro de uma equipe, onde as pessoas que a formam possuem cargos ou profissões parecidas. Ou seja, não há uma hierarquia a seguir.

2. Processos de comunicação interna

Crie processos padronizados de comunicação aplicáveis a todos. Para isso, primeiro discuta como ocorre o processo atual. Depois analise se há uma eficácia e, por fim, discuta ferramentas que possam ser utilizadas, gerando o efeito desejado. Aqui seguem alguns exemplos práticos:

• Envio de e-mails para formalizar pedidos e processos;
• Cópia para e-mails importantes e resposta a clientes e/ou fornecedores;
• Compartilhamento de ideias através de reuniões planejadas.

Dica: utilize o WhatsApp como ferramenta de trabalho e comunicação interna. Faça um grupo com os colaboradores da sua organização ou membros da sua equipe e utilize-o como um follow-up diário. Aqui também vale colocar novas ações, lançamentos e elogios de boas práticas.

3. O que é importante?

De nada adianta seguir os passos aqui falados, se não houver um senso de prioridade. Afinal, o que é realmente importante para aquele momento? O que pode ser deixado para o dia seguinte? Identifique o que é essencial a ser conversado, planejado ou executado agora. Dessa maneira, verá que diminuirá o tempo ocioso ou em atividades que não são principais para o momento.

4. Reuniões e painéis

Para que sua comunicação interna seja constante e realmente efetiva, é importante que haja reuniões semanais/mensais para alinhar o que está acontecendo ou uma produção de painéis informativos, que contenham as últimas ações. Sempre leve em conta a seguinte ordem:

1. Listar assuntos a serem abordados;
2. Organizar a ordem desses assuntos;
3. Abordar o que é principal;
4. Apontar necessidades;
5. Compartilhar o que foi falado.

5. Atividades em grupo

Para tudo que fazemos na vida, é importante saber se portar quando estamos em grupo. Isso ocorre porque, desde os primórdios, somos parte de um todo. Portanto, quando pensamos na comunicação interna de uma empresa, ressalta-se a necessidade de promover dinâmicas em grupo, com atividades que incentivem a comunicação como objetivo de sucesso.

Por fim, ressaltamos que uma comunicação ineficaz traz problemas para a sua organização. Uma vez que é essencial que haja a troca de informações dentro de qualquer ambiente, seja ele corporativo ou não. Ela é a base necessária para a superação de desafios diários e cria uma união importante quando falamos de equipe. Dessa forma, para que alcance a excelência, é importante a colaboração de todos e o conhecimento de ferramentas de comunicação interna para melhorar a produtividade das pessoas que fazem parte da sua empresa.

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Leia também nosso outro artigo sobre Comunicação nas Empresas.

Elaborado por: Rafaella Guita – Departamento de Marketing