Las 5 técnicas para la Gestión del Tiempo

Una adecuada gestión del tiempo es algo que se puede lograr mediante técnicas que alrededor de los años, varios expertos han recomendado como las más efectivas.

En las organizaciones, se debe iniciar por identificar aquellas amenazas o enemigos de la gestión del tiempo para poder implementar la técnica o una mezcla de técnicas que vayan a ser efectivas y además, que vayan de acuerdo con su misión, visión y cultura organizacional.

Dentro de las distintas técnicas existentes para gestionar el tiempo, podemos destacar las siguientes:

Técnicas para la gestión del tiempo

1. El principio de Eisenhower

Toma el nombre del expresidente Dwight Eisenhower, quien fue reconocido por sus altos índices de productividad. Cabe resaltar, que el experto empresarial Stephen Convey retomó los hábitos del expresidente para crear la matriz.

Consiste en clasificar las tareas en cuadrantes denominados: urgente, importante, no urgente y no importante, obteniendo una base sólida para el desarrollo de las mismas.

2**. Ley de Pareto**

El economista, ingeniero, sociólogo y filosofo italiano Vilfredo Federico Pareto en el año de 1896 menciona esta ley como un fenómeno donde el 20% de la población sostenía el 80% de la riqueza y poder político.

Denominada también como la norma del 80/20, su objetivo principal es lograr alto rendimiento aplicando mínimo esfuerzo, altamente práctica para tareas o proyectos a entregar en fechas específicas.

Esta estrategia parte de cómo la empresa prioriza todos los esfuerzos para centrarse en el objetivo final. Hacer esta evaluación por medio de herramientas tecnológicas nos proporcionará información en tiempo real y el resultado será optimizar tiempos y tomar mejores decisiones en los procesos.

3. Análisis ABC

Bajo un análisis previo, permite categorizar los elementos en la organización. Usado en su mayoría para manejar inventarios, clasificados en tres clases A, B y C. La clase A, se basa en la ley de Pareto, representando el 80% y tiene un gran significado en el valor global, mientras que el 20% restante se divide en las clases B y C.

En este método, se crean niveles para aquellos productos o servicios que requieren distintos controles.

Ahora, aplicado a gestión del tiempo la clase A, representa las tareas que solo podemos ejecutar en forma individual y tienen un gran valor. La clase B, representa aquellas tareas que se pueden delegar y generan valor, mientras que la clase C, requieren mucho tiempo y se deben ejecutar pero no aportan mayor valor.

4. Método ALPEN

Su creador, el docente, economista y escritor Lothar J. Seiwert afirmaba que “la cuestión es hacer que el usuario se concentre en una planificación práctica del trabajo del día y un establecimiento consistente de las prioridades, y sólo requiere cinco minutos diarios de planificación”.

Esto quiere decir, que si invertimos cinco minutos en planificar de manera consiente las labores a ejecutar, no necesitaremos horas tratando de corregir o replantear las labores diarias.

Este método surge de las iniciales en lengua alemana, donde cada una representa los pasos necesarios para organizar las jornadas laborales, de esta manera:

A: Análisis de tareas

L: Duración estimada

P: Planificación de tiempo

E: Evaluación de las decisiones

N: Revisión

5. Técnica Pomodoro

El consultor de origen italiano, Francesco Cirillo se inspiró en un temporizador de cocina que tenía forma de tomate.

Se trata de dividir las tareas en subtareas y realizarlas en espacios de 25 minutos, con intervalos de descanso de 5 minutos. Al completar los primeros 100 minutos de concentración en el trabajo, se toma un descanso de 30 minutos, dándole mayores oportunidades al cerebro y a nuestro cuerpo de retomar las actividades dejando atrás las largas jornadas.

Las técnicas anteriormente mencionadas son recomendaciones que se pueden seguir para capacitarnos en una gestión adecuada y efectiva del tiempo. Ahora bien, lo más importante es seguir los pasos de cada una y empezar a ver los resultados.

BENEFICIOS DE LAS TÉCNICAS

Cuando se implementan estas técnicas, también se deben implementar acciones que permitan mantenerlas en el tiempo, o ajustarlas si es necesario. Esto requiere un trabajo disciplinado y constante, un esfuerzo que se verá reflejado en los resultados como optimización de los recursos, mejora en los procesos, un buen clima laboral, aumento en la productividad y en las ganancias en la organización.

El esfuerzo de líderes y colaboradores también permitirá evaluar resultados importantes para ellos como seres humanos. Tener más tiempo para la familia y actividades de interés extralaborales, reducción visible del estrés, la satisfacción de entregar las tareas a tiempo, mejora en el nivel de confianza y por ende, mejor calidad de vida.

En conclusión, cuanto antes demos el primer paso, más pronto veremos los resultados anhelados. Aprender a ejecutar las labores con inteligencia y sincronización con nuestros líderes y colaboradores nos llevará a cumplir las metas trazadas, de lo contrario será imposible recuperar el tiempo perdido. Recuerda que, si quieres capacitar a tus colaboradores para que implementar técnicas de gestión del tiempo en tu organización, puedes contactarnos en https://qualylife.com.co/.

Escrito por: Gloria Segura

Gleeson, Kerry, “El programa de eficiencia personal. Como organizarse para hacer más trabajo en menos tiempo”, McGrawHill, México, 1996.

Manzini, Marc, “Time Management”, McGraw-Hill, USA, 2003.

Stalk, George Jr. y Hout, Thomas M., “Compitiendo contra el tiempo. La nueva fuente de ventaja competitiva”, Editorial Limusa, México, 1994.