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3. ¿Cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo?
Publicado el 27 de julio de 2023 · Qualylife Colombia
El tiempo es limitado. Sin importar cómo lo dividamos, solo hay 24 horas en un día, y es necesario saber gestionarlas si deseamos ser eficientes y productivos en nuestra vida laboral y sentirnos enérgicos y felices en lo personal, algo que aumenta nuestra calidad de vida.
La gestión del tiempo es la planificación y ejecución de un control de la cantidad de tiempo que se dedica a determinadas actividades, con el fin de ganar eficiencia y productividad. Conocer el tiempo de cada tarea permite definir prioridades, plazos y objetivos, lo que ayudará a mantener la organización empresarial y a evitar retrasos, tanto en el trabajo de los empleados como en el de las máquinas y sistemas.
¿Qué importancia tiene la gestión del tiempo?
Más que asegurar las entregas a tiempo, la gestión del tiempo ayudará a los profesionales a tener una mejor calidad de vida. Incumplir los plazos o estar siempre apretado con las tareas es uno de los principales motivos de estrés y burnout.
Con más organización, el trabajador tiene más motivación y disciplina para ejecutar sus tareas, puede tomarse tiempo libre durante la jornada laboral o terminarla antes (si hay flexibilidad para ello).
Para las empresas gestionar bien los plazos de entrega significa:
- Reducir costos y ganar en eficiencia, es decir, producir más y mejor en menos tiempo.
- Evitar errores, desperdicios y retrasos en la producción.
- Tener un clima organizativo más tranquilo.
- Asegurar la satisfacción del cliente y garantizar la ventaja competitiva.
¿Pero entonces, cómo mejorar la gestión del tiempo en el trabajo?
Para tener una buena gestión del tiempo, no basta con que los empleados hagan su propia gestión de la productividad individualmente. Es necesario que se realice una gestión integrada, ya que cada proceso interfiere en el progreso del otro y el trabajo de un colaborador repercute en el trabajo de todo el equipo.
Aquí te dejamos algunos Tips para mejorar la gestión del tiempo en el trabajo:
1. Empieza a planificar
La planificación es uno de los puntos principales de la gestión del tiempo. En primer lugar, debes tener autoconocimiento para saber cuánto tiempo dedicas a esas actividades. Es inútil intentar «hacerlo funcionar», ya que el tiempo es algo matemático y es difícil realizar varias cosas en simultáneo.
2. Define las prioridades
Después define las prioridades de tu día. ¿Qué es lo más importante que hay que entregar hoy? Haz una lista de todo, utiliza un planificador, el calendario de tu teléfono móvil, una aplicación de gestión de proyectos o cualquier herramienta que te sirva.
El Principio de Pareto dice que el 80% de tu éxito proviene del 20% de tus actividades. Y es ese 20% el que debes identificar y poner como prioridad.
3. Establece plazos
Cuando se tiene un objetivo tangible, resulta mucho más fácil realizar una tarea. El plazo funciona como un incentivo para la realización de las actividades. Además, con las fechas definidas los gestores pueden hacer un seguimiento de las entregas de los empleados.
4. ¿Imprevistos predecibles?
Tienes que entender que los imprevistos ocurren y que, aunque no tengas control sobre el tiempo que te van a quitar en el día, tienes que planificar los huecos en tu agenda.
5. Descentraliza el trabajo
Muchos profesionales acaban sobrecargándose simplemente porque les resulta difícil delegar tareas. La mayoría piensa: «Yo puedo hacerlo mejor y más rápido», pero lo cierto es que la actividad podría hacerla otra persona sin quitarte tiempo.
6. Reduce la cantidad de reuniones
La mayoría de los profesionales pierden gran parte de su tiempo en largas reuniones que podrían resolverse en poco tiempo o incluso enviando un correo electrónico.
La denominada gestión del tiempo hace referencia a la forma en que cada uno organiza y planifica cuánto tiempo invierte en actividades específicas. Pasar más horas en la empresa no significa ser más eficiente o productivo. Por ello, es fundamental una adecuada gestión del tiempo en el trabajo. Puedes desarrollar la mayoría de las habilidades blandas a tu propio ritmo poniéndote en situaciones que las pongan a prueba, Debes lograr escucharte a ti mismo y concentrarte en cómo puedes ser tu mejor apoyo. Déjanos ayudarte en QUALYLIFE somos expertos en entrenamientos en habilidades blandas donde pondremos en práctica las mejores herramientas para ayudarte a crecer Contáctanos: www.qualylife.com.co
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