Gestión del Tiempo: un activo invaluable en la organización

La gestión del tiempo es vital en las empresas ya que el tiempo es un recurso valioso. Sin embargo, es entendido como algo que no se tiene y que no alcanza, aún cuando sabemos que contamos con 24 horas diarias, 7 días a la semana y 365 días al año (excepto el año bisiesto); decir “no me queda tiempo” se ha convertido en una frase cotidiana aceptada en la sociedad para justificar las tareas que dejamos de entregar.

Este recurso no se puede almacenar en un espacio determinado, no tiene precio, no se puede transferir a otros y aunque quisiéramos no se puede ampliar.

Gestionar el tiempo suele entenderse como un tema para altos ejecutivos, directores y/o gerentes cuando en realidad es un tema que incluye a los colaboradores en la organización y en general a todos como seres humanos.

El objetivo principal de la gestión o administración del tiempo en la organización es obtener la mayor productividad posible. Para esto debemos aprender a priorizar tareas y desarrollar hábitos que permitan hacerlo de manera eficiente.

GESTIÓN DEL TIEMPO Y RELACIÓN CON LOS HÁBITOS

Autores como McCay en 1959 y Drucker en 1967, han propuesto métodos para solucionar las dificultades que se presentaban en la administración del tiempo.

Aponte y Pujol (2012), señalan que la gestión o administración del tiempo es un proceso en el que se establecen metas u objetivos claros.

Más tarde, para el año 2018, el empresario, escritor y conferencista estadounidense James Clear, autor del bestseller “Atomic Habits” concluye que, para gestionar el tiempo de manera eficiente, es necesario cambiar o reforzar conductas.

Para cambiar o reforzar nuestras conductas, podemos programar nuestro cerebro bajo las cuatro leyes del cambio de comportamiento de James Clear:

LEY 1

Haz que el hábito sea obvio: Se debe definir bajo una premisa “Yo haré X conducta el día Y a las Z horas en el W lugar”, reforzando con la frase “Después de mi (hábito actual) haré mi (hábito nuevo)”. Ser concretos en lo que queremos nos permitirá activar nuestro cerebro y nos llama a la acción.

LEY 2

Hacerlo atractivo: Nuestro cerebro necesita dopamina, esta sustancia química se genera en grandes cantidades cuando sentimos placer. Se puede activar si visualizamos la recompensa de nuestro nuevo hábito de forma anticipada, generando placer en el momento presente.

LEY 3

Hacerlo sencillo: En las pequeñas acciones se ven los grandes resultados, está demostrado que, si logras dominar los primeros dos minutos de tu nueva conducta, paso a paso se reflejarán cambios hasta convertirla en un hábito. Si hacemos las cosas claras y sencillas nuestro cerebro se adaptará de mejor forma.

LEY 4

Hacerlo satisfactorio: Los hábitos suelen caer en los extremos. O son fáciles o son difíciles de adquirir. Lograrlo, y más cuando es complejo hace que el nivel de satisfacción aumente. Ahora, si no se logra, se puede abandonar la tarea. Debemos encontrar el punto medio de exigencia y a su vez, el punto medio de satisfacción, para que el hábito se convierta en una automatización en nuestro cerebro.

DISTRACTORES Y ENEMIGOS DEL TIEMPO

El expresidente de Estados Unidos John F. Kennedy mencionaba “Utilicemos el tiempo como herramienta, no como vehículo”.

Pero, ¿por qué nos cuesta tanto trabajo seguir esta indicación y usar esta herramienta tan poderosa a nuestro favor?, porque nosotros mismos generamos distractores y enemigos del tiempo que nos impiden mejorar la organización de tareas y adicionalmente otros distractores considerados externos que, aunque no podemos controlar, podemos identificar para generar planes de mejora o acciones correctivas.

Distractores para la Gestión del Tiempo

Para combatir estos distractores y enemigos del tiempo, es importante analizar la situación de la empresa, identificar y atacar tomando acciones de mejora, previniendo desmotivación en los colaboradores, agotamiento por sobrecarga laboral y bajas en la productividad.

En general, no existe una solución única y definitiva, pero bajo normas claras de trabajo, uso adecuado de herramientas tecnológicas y actualizaciones para líderes y sus colaboradores en este tema, tendremos las herramientas necesarias para realizar una gestión del tiempo eficiente, así nuestro activo invaluable tendrá el retorno de inversión esperado. Recuerda que, si quieres capacitar a tus colaboradores para que logren una gestión eficiente del tiempo en tu organización, puedes contactarnos en https://qualylife.com.co/.

Escrito por: Gloria Segura

Drucker, P. F. (1967). The effective executive. London: Heinemann.

Pérez López, C. (2005). Métodos estadísticos avanzados con SPSS. Madrid: Thompson.

Seiwert, L. J. (2012). Como administrar bien su tiempo. Barcelona: Editorial Alma.