Artículos Organizacionales
5 Consejos de gestión del tiempo
Publicado el 17 de mayo de 2018 · Qualylife Colombia
En el ámbito laboral, es fundamental desarrollar la habilidad de gestión del tiempo, existen momentos en los que se acumulan tantas tareas que resulta difícil saber por dónde comenzar. En ocasiones, se gestionan sin orden muchas cosas a la vez, y al terminar el día o semana, no se finaliza en su totalidad ningún quehacer, lo que genera la sensación de improductividad. Por ello.
¿Qué es gestión del tiempo?
Es la capacidad de administrar adecuadamente el tiempo y los recursos para desarrollar las tareas y proyectos en tiempos establecidos. Es decir, se planifican las actividades y se priorizan las labores. Lo que aporta calidad de vida profesional y personal. No se trata de multiplicar las horas de trabajo, si no, de establecer y aprovechar mejor el tiempo, sin arriesgar la calidad del cometido. Además pertenece a las habilidades blandas.
Conozca algunas cifras
De acuerdo con el libro Uso eficaz del tiempo de José María Acosta Vera: “Las tareas que nos parecen poco importantes -y que por tanto podríamos olvidar sin que pasara absolutamente nada- nos suelen ocupar como mínimo un 10 % y en ocasiones alcanzan el 50% del tiempo de nuestra jornada”.
Por otro lado, “Las actividades que pueden considerarse como autentica crisis, porque son urgentes a la vez que importantes y nos surgen sobre la marcha, a lo largo de la jornada, nos ocupan no menos de un 15% de ella. Si hay un 25% o más de <incendios>¡ojo!” asegura, Acosta. El manejo del tiempo debe establecerlo cada individuo, aunque algunos comportamientos colectivos definan el mismo. En otras palabras, cree sus horarios según sus objetivos y acomode el resto para que construya un beneficio propio y hacia los demás.
Además, La productividad en los proyectos en las Organizaciones depende en gran parte de la gestión del tiempo. “El 80% de los resultados que conseguimos procede de actividades desarrolladas en sólo un 20% de nuestro tiempo. El 80% restante produce sólo el otro 20% de resultados” afirma: Acosta.
Debido a esto, es esencial entrenarse en esta habilidad comportamental. A continuación, se ofrecen consejos prácticos.
5 Tips de Gestión del tiempo
Técnicas para la gestión del tiempo
- Establezca prioridades: identifique lo realmente importante y las actividades secundarias deleguelas si es posible. De lo contrario, concéntrese en terminar lo de mayor relevancia para luego ocuparse de lo demás. Recopile sus tareas en cuatro categorías, urgente e importante, urgente y no importante, no urgente e importante y no importante.
- Planifique: al comenzar el día organice su jornada, clasifique las tareas, y realice las más complejas a primera hora, ya que en este horario está más receptivo. Establezca el tiempo y el plazo de cada labor.
- Concéntrese y límite las interrupciones: las pequeñas distracciones generan pérdida de tiempo. Revisar el correo electrónico, contestar el teléfono e incluso clasificar archivos deben tener en la medida de lo posible horarios definidos.
- Evite ser perfeccionista y ajustar mucho su agenda : es necesario tener en cuenta, los imprevistos, los retrasos y el tiempo de esparcimiento o pausas activas. Por lo que, cuando defina una fecha tenga en cuenta estos factores, sea realista, sin prolongar demasiado los plazos. “Lo perfecto es enemigo de lo bueno” decía Voltaire, pues es mejor, algo de calidad que se realice en tiempo prudente que intentar hacer algo excelente en un tiempo exagerado.
- Mantenga su espacio organizado: tenga en cuenta los elementos físicos y los virtuales, es decir, desde el principio defina lugares o carpetas en su computador para guardas sus cosas o archivos.
Aplicar todos estos elementos harán el trabajo más eficiente. Por lo que es importante entrenarse en aumentar esta habilidad blanda. Qualylife es una empresa de consultoría, auditoría, entrenamiento e investigación si está interesado en realizar una capacitación de Gestión del tiempo en su Compañía ingrese a: http://materiales.qualylife.com.co/gerencia-del-tiempo
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Elaborado por: Qualilyfe Colombia- María Alejandra Parra
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