¿Cómo tener comunicación asertiva con su jefe?

En muchas ocasiones la comunicación entre el colaborador y el líder se torna compleja, lo que causa: reprocesos, malentendidos y pérdida de eficiencia. Para evitar inconvenientes en el ámbito laboral es necesario que la comunicación sea, clara, concisa y efectiva.

 “Las empresas fallan en un 50% por una mala comunicación, esto es porque se comunica a destiempo, no se comunica nada o lo que se informa no es relevante”. Según Americaeconomia.com

Los problemas de comunicación son comunes en las organizaciones, y la situación se torna aún más compleja cuando es hacia un jefe.

Es importante tener en cuenta que la buena comunicación depende tanto del interlocutor como del receptor. Por lo que los involucrados deben velar por el entendimiento del mensaje.

Conozca un ejemplo en el trabajo:

Jairo le pide a Diana que realice un envió a Santa Marta a una compañía, ella asume que estos documentos van dirigidos para la Directora de Gestión Humana, ya que siempre se le envía documentación a ese remitente. Trascurre una semana, y llaman a Jairo diciendo que la documentación nunca llegó. El asume que esta no se envió, ofrece disculpas, he intenta gestionar que le reciban luego la información. Enseguida se comunica con Diana y le llama la atención, sin embargo, ella le asegura que: si la envió, cuando le pregunta a quién, se da cuenta que la mando a otra área de la Organización.

Él le pregunta – ¿Usted por qué no indagó para quién iba el paquete?, a lo que Diana contesta, – ¿Usted por qué no me lo dijo?

Entonces, ¿quién es el responsable de la falla en el ejemplo? En la comunicación el interlocutor y el receptor deben velar por una comunicación efectiva. Por lo que la respuesta es que tanto Diana como Nicolás tienen responsabilidad en el inconveniente.  

Lo anterior sucede a diario en las organizaciones, de hecho, la mayoría de las empresas que nos llaman para un trabajo de consultoría presentan este inconveniente. Por lo que a continuación Qualylife otorga consejos prácticos para tener una mejor comunicación con el jefe.

Ya que, de acuerdo con Forbes: “Los problemas derivados de una mala comunicación interna en una empresa pueden suponer hasta un 15% de pérdidas.”

Claves para tener comunicación asertiva con su jefe

• Escuche activamente: esta habilidad es fundamental para entender a la otra persona; concéntrese en lo que está diciendo el interlocutor, es relevante prestar atención, observar el lenguaje corporal, dejar que la persona termine de hablar, y evitar distracciones como el celular ya que es irrespetuoso y esto hace que no se centre en la escucha.

• Demuestre seguridad: para algunos individuos es un desafío comunicarse con su jefe. Sin embargo, este no debe ser un limitante. El lenguaje verbal y no verbal comunican por lo que el uso correcto del lenguaje corporal, las palabras y el tono es fundamental. Evite hablar de forma agresiva, si se encuentra alterado, tómese un tiempo para dirigirse a su jefe. Una forma de adquirir seguridad es preparar con antelación lo que desea comunicar, incluyendo las respuesta a las posibles preguntas que surjan una vez emita el mensaje.

• Utilice las palabras adecuadas: usted puede decir lo mismo, pero las palabras van a determinar la percepción del receptor. Algunos ejemplos son:

• Hace falta vs. Una oportunidad de mejora es…

• Hágalo así vs. Le sugiero,

• No puedo, ¿Con que tiempo?  Vs. En este momento estoy en otra actividad a ¿qué debo darle prioridad?,

• Cálmese vs escuchar, dejar que se desahogue y después buscar la solución.

• Evite suponer, valide:  cuando le surja una duda, aclárela, asimismo, sea sincero cuando no tenga conocimiento de algo, no saber algo no puede generarle vergüenza, pero en muchas ocasiones no ser honesto desde el principio acerca del desconocimiento de algo, hace que las cosas se retrasen, o que no tenga pleno entendimiento de la misión que se le encomiendan. Si tiene una duda acerca del uso de algún termino, verifíquelo. Igualmente, asegúrese que lo que quería comunicar se entendió.

• Detecte el momento y canal adecuado para hablar con su jefe: El tiempo y el lugar son fundamentales para otorgar un mensaje adecuado, e incluso reforzar la información por varios canales, ayuda a que se comprenda el mismo.  Los emails, en muchas ocasiones pueden pasar desapercibidos, por lo que es importante reforzar los mensajes a través del contacto verbal, confirmando la recepción de la información, o incluso un mensaje de WhatsApp siempre y cuando aplique según el objetivo de lo que quiera comunicar.

• Deje evidencia escrita, cuando sea necesario: es común que en ocasiones las personas olviden acuerdos, reuniones, o temas que ya se han tratado, y más cuando el perfil de la persona con la que hablo tiene muchas responsabilidades, o actividades, en este caso es mejor enviar un correo o WhatsApp para confirmar lo que hablo vía verbal.

Aplicar lo anterior teniendo en cuenta además Los cuatro acuerdos de Miguel Ruiz, seguramente le ayudaran a tener una mejor relación con su jefe e incluso entre colegas lo cual es aplicable no solo en el ámbito laboral sino personal, pare ello debe segur estos pasos

1. Sea impecable con sus palabras.
2. No se tome nada personal.
3. No haga suposiciones.
4. Haga siempre lo máximo que pueda.

 Las organizaciones están compuestas por personas no por maquinas, por lo que equivocarse es legítimo.  Si presento algún inconveniente con ofrecer disculpas será suficiente.

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Elaborado por: María Alejandra Parra Santana, Coordinadora de Comunicaciones y Marketing Qualylife. 

Fuentes:

Los cuatro acuerdos, Miguel Ruiz

Los proyectos de las empresas fallan en un 50% por una mala comunicación interna, Americanaeconomia.